3 consejos principales para convertir su oficina en papel

Elegir convertirse en paperless es un gran paso para muchas oficinas actualmente. No sólo es una opción respetuosa con el medio ambiente para su negocio, sino que también supone un gran paso para la organización y el cuidado de determinados documentos de la oficina. Estos son algunos de nuestros mejores consejos para convertirse en papel.

1. Tome lentamente

Una de las peores cosas que puede hacer aquí es completar la transferencia demasiado rápidamente. Debe ser el más lento y el más metódico posible. Si es demasiado rápido, existe el riesgo de que algo se pierda fácilmente. Hay que pasar lentamente para asegurarse de que todo se ha contabilizado correctamente.

Consejos principales para convertir su oficina en papel

Puede decidir gestionar el departamento de conversión por departamento o cualquier otra forma que considere oportuna. Sin embargo, decide hacerlo y asegúrese de que no quede ningún documento atrás. Hay que asegurarse de que todo se convierta en un formato sin papel. Puede ser increíblemente trivial o puede ser uno de los archivos más importantes de su oficina. Todos merecen el mismo cuidado y atención durante la conversión a un sistema sin papeles.

2. ¿Tiene el software adecuado a punto y esperando

Antes de iniciar la conversión, debe asegurarse de que dispone del software adecuado. Al elegir algo como el software CAFM, tendrá todo lo necesario para asegurarse de que la conversión de copia en papel copia digital se haga sin problemas.

No es tan sencillo como hacer el cambio para convertirse en papel. Debe asegurarse de que dispone de la infraestructura adecuada para sustituir algunos de los procesos que podría haber gestionado previamente en papel. Asegúrese de que este software sea intuitivo y fácil de utilizar y esté listo para entrenar sus empleados para ayudarle a transmitir sin problemas.

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3. Decida qué desea archivar

El hecho de cambiar a paperless no significa necesariamente que destruya todos los documentos que pasan al nuevo sistema. Aunque en digitalizar muchos, hay algunos que también le gustaría conservar las copias en papel. Los ejemplos pueden incluir contratos importantes u otros documentos similares.

cambie a paperless

Con estas, es importante que estén archivadas y archivadas adecuadamente para conservarlas. Si elige destruir un documento, asegúrese de que lo haga correctamente, especialmente si el archivo contiene cualquier tipo de información confidencial.

Elegir convertirse en una oficina sin papeles es un gran paso, pero es una tarea que tendrá mucho cuidado y planificación. Tómese su tiempo para encontrar el camino y el ritmo adecuados para su empresa en este esfuerzo, sobre todo si continuará trabajando como de costumbre mientras se produzca la conversión. Con mucho trabajo, pronto estaréis acabados y listos para emprender este nuevo capítulo sin papeles de la historia de su empresa.

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