Cosas que debe saber antes de contratar un asistente virtual

Es posible que haya oído hablar de asistentes virtuales. A pesar de la frecuencia con que se utiliza el título del trabajo, muy pocas personas saben qué es o hace un asistente virtual. Podría ser algo que debería tener en cuenta si se sienta un poco desbordado por los aspectos administrativos de su negocio, si sabe que la temporada fiscal sería infinitamente más fácil si tiene mejores registros durante todo el día, sólo que no tenga tiempo para gestionarlos o si los correos electrónicos y las interacciones de los clientes le ocupan gran parte del tiempo, no puede llegar al trabajo real que necesita.

A continuación, se explorarán algunas cosas que usted necesita entender sobre los asistentes virtuales antes de decidir contratar uno. Por supuesto, los asistentes pueden ayudar con un sinfín de cosas. En el proceso de contratación, asegúrese de preguntar a los asistentes o agencias que pueden sugerir, teniendo en cuenta lo que saben sobre su negocio. Es posible que revelen algunas ideas maravillosas para racionalizar.

¿Qué es un asistente virtual?

En pocas palabras, un asistente virtual es un asistente administrativo que admite su empresa de forma remota. Quizás los que sabes llamarse secretarios en línea (pero no use este término a menos que lo hagan, porque parece un poco anticuado) o asistentes en línea. Hacen todo el trabajo que hace una secretaria tradicional, pero no requieren ningún espacio en su despacho o taller.

Algunas agencias le permiten contratar un asistente virtual según las necesidades si necesita ayuda a veces y no otras. Una de las ventajas más grandes de un asistente virtual es que pueden mejorar drásticamente el tiempo de respuesta del cliente: en el mundo digital instantáneo actual, el tiempo de respuesta puede hacer o romper un negocio.

Aclarar las responsabilidades

Independientemente del lugar para el que contrate, si es remota, debe tener un esquema claro de las diferentes responsabilidades que espere. El trabajo virtual no es como el trabajo en la oficina; no podrá ver su empleado; sólo podrá comprobar si las cosas se hicieron o no y cómo de bien.

Tener responsabilidades claras le ayudará a usted ya su futuro personal a acordar mejor el coste inicial del asistente virtual. También hará que todo el mundo sea consciente de qué deberes son suyos y cuáles pertenecen a otra.

Hacer de la comunicación una prioridad

De manera similar al punto anterior, si un empleado trabaja virtualmente, desea estar seguro de que se ha establecido líneas de comunicación claras para que no se pierda nada en la bandeja de entrada. Muchas personas, cuando comienzan a trabajar con compañeros remotos, prueban demasiado formas de mensajería: tendrán un documento compartido que todo el mundo actualiza, una aplicación sencilla (o dos), correo electrónico de la empresa, números de teléfono, zoom de llamadas … etc.

Elija uno o dos métodos de comunicación y siga los. Con demasiada lugares donde comprobar si hay mensajes o actualizaciones, todos los implicados corren el riesgo de perder algo importante.

Los puntos anteriores le ayudarán a orientarse en la dirección correcta a la hora de contratar un asistente virtual. Es importante tener en cuenta que, incluso si un empleado está alejado, aunque está obligado legalmente a garantizar que su entorno de trabajo sea seguro y cumpla los estándares de salud. Es posible que tenga que incluir formación sobre la configuración adecuada de la oficina en casa, entre otras cosas, para asegurarse de que ha hecho su diligencia debida.