Capture los detalles de su videoconferencia con estas excelentes herramientas

Durante los últimos seis o siete meses, muchos aspectos de nuestras vidas se han vuelto virtuales. Desde comprar completamente en sitios de comercio electrónico y realizar cursos y laboratorios en línea hasta contratar empleados a través de entrevistas por videoconferencia, el cambio digital durante la pandemia de COVID no tiene precedentes en todos los sentidos.

Si eres un profesional o un estudiante, te habrás dado cuenta de lo vitales que son los servicios de videoconferencia. Las definiciones de comunicación y colaboración han cambiado drásticamente para incorporar el hecho de que las interacciones cara a cara son cosa del pasado.

Sin embargo, con las mejores herramientas de videoconferencia, su experiencia puede ser lo más cercana posible a una conferencia real. Estos son los diferentes aspectos que debe tener en cuenta al elegir una plataforma de participación de video para capturar todos los detalles esenciales de las sesiones virtuales.

Características esperadas en plataformas de videoconferencia

1. Audio y video de alta calidad

El requisito básico de cualquier software de participación de video es que la calidad del video y el audio sea perfecta, como si las personas que se comunican estuvieran en la misma habitación. Hay entrada de hardware y software para garantizar que las reuniones sean de alta calidad.

Los componentes de hardware, como la cámara, el micrófono y los altavoces de su computadora portátil, deben estar en buenas condiciones para garantizar una transferencia de mensajes clara. Al mismo tiempo, la plataforma también puede ayudar a la comunicación al incorporar características como cancelación de ruido, silencio automático para participantes que no hablany ajustes apropiados para usuarios de ancho de banda bajo.

2. Compartir pantalla

Ya sea para compartir presentaciones profesionales o notas de conferencias, compartir pantalla la opción se ha convertido en el equivalente a un proyector. A medida que las reuniones se vuelven más colaborativas, esta funcionalidad es imprescindible en todas las plataformas de videoconferencia para que los usuarios puedan mostrar su trabajo, contenido o resultados a todos los presentes. La opción para compartir pantalla también debería tener la capacidad de activarla y desactivarla rápidamente.

Si desea compartir contenido pregrabado, debe tener una función para registrar las actividades de la pantalla. los grabador de pantalla debe ser de alta calidad y debe tener opciones adicionales para resaltar o enfocarse en elementos específicos, compartir videos de captura de pantalla y generar un enlace para compartir para que un invitado que llama grabe un video y usted lo envíe.

En algunas plataformas seleccionadas, el software le permite editar grabaciones (sin marca de agua) antes de compartirlas en la pantalla. Si usted es un profesor que usa una plataforma de este tipo para conectarse con sus estudiantes, esta herramienta de edición es útil para crear un video pregrabado sin errores (si elige hacerlo) de una sesión en vivo.

3. Compatibilidad de dispositivos

Aunque los viajes por todo el mundo han disminuido drásticamente, las personas aún prefieren una plataforma que permita la comunicación sobre la marcha. El mismo servicio de videoconferencia debe estar disponible en computadoras de escritorio, portátiles, tabletas e interfaces móviles sin comprometer la calidad de ningún dispositivo. Las opciones de conexión desde móviles y las opciones que permiten el acceso a usuarios invitados son funciones útiles para permitir la compatibilidad entre dispositivos.

4. Correos electrónicos con videos

El contenido textual de los correos electrónicos a menudo pasa desapercibido, especialmente si el contenido es continuo. ¿Qué pasaría si tuviera una forma de incrustar enlaces de video en su Gmail o Outlook? Su tasa de respuesta aumentaría dramáticamente, ayudándole a comunicarse de manera más efectiva con sus colegas y clientes.

Aún puede grabar videos y enviarlos como archivos adjuntos con sus correos electrónicos. Sin embargo, algunas plataformas de participación de video tienen la funcionalidad de crear plantillas de correo electrónico de video y enviar un solo correo electrónico de video a varios candidatos personalizándolo con su nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, etc.

Esta correo electrónico de video Esta función es especialmente útil cuando se trata de CRM (Customer Relationship Management) o marketing para captar instantáneamente la atención de sus clientes. Si la plataforma tiene una herramienta de análisis incorporada, puede monitorear las vistas de video y el porcentaje de reproducción, calificar mejor a sus clientes potenciales y moverlos a través del embudo más rápido.

5. Chatea y comparte

Además de la comunicación de audio y video, la función de chat se está convirtiendo en otra necesidad en las plataformas de videoconferencia. El objetivo principal de tener una opción de chat es transmitir información de forma privada al anfitrión u otros miembros sin interrumpir el flujo de la reunión y comunicarse antes y después de la reunión. El anfitrión también puede usar el chat para realizar encuestas o sondeos o para pedirle a la audiencia que responda sin que todos griten al mismo tiempo.

Similar a un cuadro de chat para enviar mensajes de forma privada, otra adición útil a la herramienta de software es la capacidad de compartir archivos con cualquier persona o miembros seleccionados en la plataforma. Ahora los participantes de la reunión pueden enviar rápidamente datos o documentos relevantes sin salir de la sesión para abrir su bandeja de entrada.

6. Seguridad

Las reuniones de oficina suelen ser confidenciales y, por lo tanto, las salas de reuniones están diseñadas para mantener la conversación en privado. Cuando la «sala de reuniones» es solo un enlace en línea, corre el riesgo de ser pirateado. Un agente externo puede ingresar a la reunión o al aula virtual y potencialmente causar daños o acceder a datos que no están disponibles afuera.

Algunas características de las herramientas de videoconferencia que pueden mejorar la configuración de seguridad general son la autenticación de usuarios, los permisos y las listas de participantes confidenciales. Esto garantizará que solo las personas relevantes participen en las sesiones en línea y nadie con el enlace.

En algunos casos, puede ser necesario grabar reuniones con fines formales o para referencia futura. Si los participantes o los piratas informáticos no invitados graban el video, el contenido se vuelve público. Por lo tanto, la plataforma debe garantizar que solo el anfitrión (o los coanfitriones) tengan la capacidad de grabar la reunión, y que solo aquellos que asistieron puedan acceder al contenido más tarde.

Comunicación en línea cristalina

La competencia entre empresas para ofrecer las mejores experiencias de comunicación, conferencias y reuniones para profesionales y estudiantes se ha intensificado en los últimos meses. Las opciones de alta calidad, conveniencia y grabación y uso compartido en las plataformas de participación de video se han convertido en la necesidad del momento.

Entonces, si deseas descargar una nueva herramienta de software o agregar una extensión a Chrome, compara las diferentes opciones que tienes en estos aspectos. La tendencia de la comunicación virtual probablemente podría durar incluso después de que ceda la pandemia de COVID, por lo que debe buscar la mejor oferta hoy.