Siga estos pasos para gestionar mejor sus recursos digitales

A la hora de dirigir un negocio, pronto descubrirá que muchos aspectos requieren una atención y un análisis especiales. La gestión de activos digitales se refiere al proceso de organización de las posesiones digitales de una empresa. Incluye el logotipo, imágenes, fondos blancos, casos prácticos y varios otros tipos de contenido. Como son valiosos para un negocio, se hace super esencial almacenarlos y supervisarlos. Es por ello que os presentaremos algunos consejos sorprendentes sobre la gestión de activos digitales.

1. Construye una biblioteca

Puede ser difícil encontrar archivos importantes si no tiene una carpeta centralizada que contenga todos los datos necesarios. Además, también aumenta las posibilidades de perder los documentos que contienen información esencial. Por lo tanto, las marcas han de construir una biblioteca y mantenerlo todo en un solo lugar. Sin embargo, si desea realizar el proceso aún más racional, lo mejor es ir con el mantra de menos es más. De este modo, puede proporcionar acceso a los datos a diferentes empleados.

2. Mantenga la seguridad en la parte superior de la lista de verificación

Tanto si se trata de una tarjeta de visita como de un PDF de una empresa, todos los recursos digitales son igual de valiosos. Por lo tanto, es muy importante protegerlos. Asegúrese de que invierta una buena cantidad de tiempo en dar acceso protegido con contraseña a sus archivos y carpetas. Además, continúe cambiando las contraseñas regularmente. Esto garantiza que los ex-empleados no tengan rastro de información sobre su empresa.

3. Facilitar la navegación

Muy a menudo, los empleados consumen mucho tiempo navegar por cientos de archivos y carpetas sólo para encontrar una imagen. Por lo tanto, para evitar confusiones, asegúrese de que administra y clasifica el contenido de manera más sencilla.

Sin un sistema concreto de gestión de activos digitales, se pueden poner en juego los datos sensibles de su empresa. Por lo tanto, es importante controlar los empleados que tienen acceso a los archivos. Si desea gestionar los recursos de su marca, la mejor manera de hacerlo es invirtiendo en software que facilite la navegación del proceso. Encontrará que hay opciones creíbles en línea que debe tener en cuenta.

Esto incluye añadir fechas, etiquetas, palabras clave y tener una jerarquía de carpetas óptima que facilite la personalización del contenido. Esto también lo pueden utilizar los otros miembros del equipo.

4. Utilice plantillas aprobadas por la empresa

Tanto si se trata de una presentación de PowerPoint como de un documento de Word, cada empresa o empresa tiene una estructura estricta a seguir. Lo mejor de estas estructuras es que están pre-construidas y, por tanto, sus empleados no tendrán que volver a trabajar una y otra vez. También los mantiene alejados cometer errores graves.

A pesar de tener una plantilla aprobada por la empresa, siempre hay espacio para añadir un poco de giro y personalizar las presentaciones o los documentos.

5. Deshacerse del contenido antiguo

Es esencial actualizar los activos corrientes y mantenerlos fácilmente disponibles. Sin embargo, muchas empresas no sienten la necesidad de deshacerse de la información obsoleta. Sobrecargan los sistemas, lo que en última instancia afecta a la productividad de sus empleados.

El objetivo principal de un sistema de gestión de activos digitales es ayudar a su equipo a encontrar datos rápidamente. Pero cuando el sistema está sobrecargado de datos no deseadas, puede resultar ser una enorme barrera a la hora de cumplir los plazos y la finalización de la tarea. Además, también ocupa mucho espacio, lo que disminuye aún más la eficacia de la búsqueda.

6. Consulte con su equipo

Antes de lanzar un sistema DAM para su organización, es mejor hablar con sus empleados. Esto aclarará sus dudas y tendrán una mejor visión de cómo funciona. Además, pasarlos por cualquier pauta que los anime a trabajar con inteligencia mientras utilizan carpetas compartidas. Dales un resumen sobre quién puede acceder a diferentes archivos y carpetas para evitar confusiones.

7. El mantenimiento es la clave

Una vez su sistema de gestión de activos digitales esté lista para funcionar, debe mantenerlo. Ayuda a la detección de problemas menores y evita que se conviertan en un enorme lío. Como los activos digitales no pararán de crecer, también se recomienda mantenerse actualizado con la tecnología y las posibles amenazas.

Un sistema de gestión de activos digitales ayuda a las organizaciones a controlar los datos importantes en tiempo real. Permite ofrecer el contenido adecuado a las personas adecuadas. Además, los empleados pueden rastrear y comprobar fácilmente si el sistema funciona de manera eficiente. Si está pensando en integrarlo en su organización, realice los pasos mencionados anteriormente.