Tiene problemas para gestionar sus documentos?

Al trabajar, la gestión de documentos a veces puede ser la molestia de su existencia. Desde archivos grandes hasta innumerables correos electrónicos, que trabajar con tanta información puede ser difícil de gestionar, sobre todo cuando tiene plazos de vuelo desde todas las direcciones.

El problema es que hay tantas herramientas en el mercado que prometen ayudarle, pero que hacen más daño que bien. A continuación se explican algunas maneras sencillas de ayudar a reducir los niveles de estrés y ahorrar dinero mediante la gestión eficaz de los documentos.

Gestiona los documentos

Ventajas de una gestión documental eficiente

Planificar, gestionar e incluso organizar tareas o documentos es muy importante. Hay numerosos proveedores de servicios que lo pueden sacar de su plato, pero qué ventajas tiene una gestión eficiente de documentos?

  • Prevención de infracciones legales
  • Mejor uso de la oficina
  • Mejora del acceso a los documentos
  • Salvaguarda de la información confidencial
  • Reducción de los costes operativos del día a día
  • Mejora de la eficiencia de la oficina
  • Reducción de las quejas de los clientes

¿Cuáles son algunos pasos sencillos para gestionar mejor sus documentos?

La gestión de documentos no es una tarea fácil. Con la aparición de Internet, ahora tenemos a nuestra disposición una riada de información y mucha comunicación. Todo está en línea, desde la descarga de películas hasta la compra de comestibles. Por ello, la gestión de sus documentos se ha vuelto más difícil de lo que nunca ha estado antes.

Hay varias herramientas / software para gestionar varios documentos que utiliza una empresa diariamente. Para los documentos habituales, tenemos un sistema de gestión de documentos, mientras que un sistema de gestión de contratos es el más adecuado para documentos específicos, tales como contratos. Sin embargo, estos sencillos pasos son efectivos para todas las formas de documentos.

1. Establecer el procedimiento de gestión de ficheros

Muchas empresas tienen muchos documentos que necesitan hacer un seguimiento en cualquier momento, pero no tienen ni idea del grado de seguimiento que tienen y mucho menos de qué hacer para facilitar el acceso cuando sea necesario. Lo primero que deberían hacer todas las empresas es establecer un procedimiento para gestionar los documentos.

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Para ello, cree directrices y procesos específicos que desea seguir en la gestión de documentos. Se debe tomar tiempo para explicar cuidadosamente los documentos que deben conservarse. los documentos necesarios diariamente, cuánto tiempo se debe conservar o cuando se debe descartar.

2. Diseñar un plan y una planificación de ficheros

Para tener éxito en la gestión de sus documentos, siga un plan y una planificación de archivos. Esto creará coherencia y le ayudará a ser más productivo su negocio. Tanto si está trabajando en un problema para un cliente como si envía una factura a un cliente, todas estas cosas deberían ir a las carpetas. Los archivos deben añadirse al programa que utiliza para gestionar documentos tan a menudo como sea posible.

3. Organice los archivos existentes

Organizar los archivos existentes es una buena manera de empezar a gestionar sus documentos. Tanto si desea comprar software o no, es importante organizar primero los documentos existentes.

Esto le dará una idea de qué componentes del sistema de gestión de documentos desea y qué harán exactamente para vosotros.

También le ayudará a saber si necesita software o sólo puede confiar en papel y lápiz para gestionar sus documentos.

4. Eliminación de archivos obsoletos y redundantes

Todo el mundo suele tener algunos archivos en sus equipos que no están actualizados o ya no son necesarios. Desgraciadamente, estos archivos tienden a acumularse en gran cantidad. Es extremadamente importante que deshace las versiones anteriores y que sepa dónde ha guardado las copias redundantes. También es importante evitar guardar los mismos archivos una y otra.

5. Haga planes de almacenamiento y eliminación

Para gestionar correctamente sus documentos, debe determinar qué es importante y qué se puede archivar temporalmente después de un tiempo adecuado. Es por eso que necesita hacer planes de almacenamiento y eliminación para que sus documentos no sólo floten.

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6. Asegúrese un mantenimiento regular

Es importante tener un mantenimiento regular de los documentos empresariales, tales como derechos de propiedad y registros de contratos. Estos documentos tienden a acumularse rápidamente y, en consecuencia, sería difícil encontrarlos cuando los necesite. Por lo tanto, es necesario tener un sistema organizado para gestionar los documentos empresariales.

Gestión de documentos

Con casi todo el mundo que trabaja actualmente con ordenadores y el crecimiento de los teléfonos móviles, la importancia de una gestión de documentos bien organizada y segura es de suma importancia. Pero gestionar sus archivos será algo que nos encontraremos todos. Es importante tener las herramientas adecuadas y la información almacenada de manera segura.

Es posible que ni siquiera se da cuenta de la facilidad que tiene perder información o que la guarde actualmente en un lugar equivocado. Hay muchos tipos de herramientas de gestión disponibles para ayudarle a almacenar correctamente sus archivos. Por lo tanto, es algo que hay que vigilar a medida que su negocio crece para asegurarse de que está tratando todos los aspectos de su negocio de manera eficaz, incluido el tratamiento de los archivos.

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